KPIs y Cuadro de Mandos para la Gestión del Almacén.

KPIS

Partiendo de la célebre frase del físico y matemático William Thomson Kelvin “Lo que no se mide, no se puede mejorar”, para realizar una buena gestión del almacén debemos tener información fiable de la actividad, ya que no podemos basarnos en aspectos subjetivos. Con las tecnologías actuales, Internet de las cosas o Big Data y el uso de software especializado (SGA/ WMS), podemos obtener mucha información, pero debemos de priorizar y saber cuál realmente es importante y nos ayudara en nuestra mejora continua, ya que un exceso de información puede ser tan perjudicial como una falta de esta.

El ciclo de la Información tiene que ser sencillo de tal forma que obtengamos datos. La estructuración de estos nos proporciona información y la información nos ayuda a tomar las decisiones basadas en nuestra experiencia.

La herramienta más utilizada para poder medir nuestra actividad son los KPIs (key performance indicators), que traducido al español significa “Indicadores clave de desempeño”. Se trata de ratios que ayudan a evaluar el rendimiento de un determinado proceso en base a objetivos fijados con anterioridad y así poder ejecutar acciones de mejora continua. Si los aplicamos al Almacén nos permiten medir todas las operaciones como: recepción de mercancías, almacenaje, preparación de pedidos, gestión de inventarios, expediciones y gestión de devoluciones, entre otras.

La finalidad última del uso de KPIs en logística es mejorar la productividad y optimizar los costes, al mismo tiempo que se mantiene o incrementa la calidad del servicio.

Para generar los KPIs de almacén necesitamos que la información sea:

  • Ágil – que se pueda adquirir con facilidad.
  • Fiable – que la información sea correcta.
  • Sencilla – que la información sea simple.
  • Eficiente – la información debe aportar datos significativos para el control de la               actividad.

Lo ideal es que toda la información se pueda recopilar en el mismo sistema, habitualmente un Sistema de Gestión de Almacén (SGA / WMS), y no tengamos que estar extrayéndola de varias fuentes para terminar haciendo cruces y tablas Excel.

Tipologías de KPIs más importantes del Almacén

Las podemos dividir en 5 grupos:

  • Productividad – son aquellos que se relacionan con el trabajo realizado.  Como ejemplos tenemos:
    • Líneas preparadas por hora.
    • Pallets recepcionados por día.
    • Unidades reaprovisionadas por turno.
  • Calidad – son aquellos que se relaciona con las características de calidad del servicio a realizar. Como ejemplos tenemos:
    • Nº de errores por líneas preparadas.
    • Nº de pedidos no terminados en hora.
  • Saturación del almacén – son aquellos que se relacionan con la capacidad de ocupación y flexibilidad que tiene el almacén. Como ejemplos tenemos:
    • Numero de huecos libres.
    • Número de huecos ocupados.
    • % de capacidad.
  • Inventario – son aquellos que se relacionan con las existencias almacenadas. Como ejemplos tenemos:
    • Rotación de existencias.
    • Rotura de stock.
    • Obsolescencia.
    • % desviaciones de stock (regularizaciones sin justificación).
  • Capacidad – son aquellos que están relacionados con los recursos necesarios para la operativa del almacén. Como ejemplos tenemos:
    • Número de máquinas por turno o actividad.
    • Cantidad de personas por maquina o actividad.
    • Total de horas no trabajadas (Absentismo, Vacaciones o Permisos).

El Cuadro de Mando

Es el Instrumento que nos permite, estableciendo periodos de revisión, analizar la situación actual, la evolución y marcar objetivos sobre el almacén. Recoge de forma sintética aquellos KPIs de almacén que consideramos necesarios para gestionar nuestra actividad. Su diseño debe ser simple y de fácil interpretación, ya que nos proporciona:

  • Conocer qué pasa en el almacén en tiempo real.
  • Facilita la toma de decisiones.
  • Evalúa el efecto de nuestras acciones.
  • Ver la evolución del almacén.
  • Medir cumplimientos de objetivos.
  • Realizar previsiones.

Podemos establecer 3 tipologías de cuadro de mandos dependiendo a quien están dirigidos:

  • Nivel Gerencia – Donde se recogen indicadores globales, normalmente económicos.
  • Nivel Mandos – Donde se recogen indicadores de los procesos principales y los costes generados.
  • Nivel Operario – Donde se recogen indicadores detallados de los procesos diarios del almacén.

DashBoards:

Son la representación gráfica de los KPIs de almacén, que se integran también en el cuadro de mandos, y resulta más intuitiva de interpretar y trasmitir al personal.

Fuente. Mecalux

Conclusiones:

Podemos obtener tantos KPIs como se nos ocurran y elaborar Cuadros de Mandos tan complejos que finalmente nadie los va a mirar. Por tanto, debemos tener claro qué queremos medir y para qué. A partir de aquí elaborar unos KPIs mínimos que nos proporcionen esta información y en el momento que veamos mejoras y vayamos solucionando las desviaciones con respecto a los objetivos, podremos incluir más KPIs de almacén y mejorar los ya implantados.

El cuadro de mandos, principalmente el que recoge los indicadores de las operaciones diarias del almacén, junto con sus DashBoards correspondientes debe estar a disposición de todos los trabajadores. Para ello se habilitan unos tablones en zonas determinadas del almacén donde se puede visualizar esta información. Suele ser habitual que en esta zona se realicen las reuniones diarias con la plantilla antes de comenzar el turno. 

 “Nada se puede mejorar si no se mide. Nada se puede medir si no se controla. Nada se puede controlar si no se quiere”. Taiichi Ohno

Autor del artículo: Francisco De Santos – Experto en Gestión de Almacenes


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