¿Por qué demonios necesito hacer inventarios?

Esta es la pregunta que se hace todo Jefe de Operaciones o Director de Planta cuando viene su Jefe de almacén pidiendo recursos adicionales, ya sea en personal o tiempo, para hacer inventarios.

Si tengo un SGA (Sistema de control de almacén o WMS en inglés) super moderno y caro, dentro de un ERP (Enterprise Resource Planning o Planificador de recursos de la empresa) todavía más caro, ¿por qué demonios nunca cuadra el stock y tengo que hacer inventarios?.

Vamos a tratar de dar respuesta respuesta a esta pregunta.

Si analizamos de dónde viene el stock y cómo se calcula, podemos ver que es, relativamente, sencillo:

Stock (t) = Stock (t-1) + Entradas (t) – Salidas (t)

Con esta sencilla y elegante fórmula podemos calcular el stock en un momento dado (t), teniendo en cuenta el stock en el momento anterior (t-1), y las entradas y salidas de mercancía.

Esta fórmula, además, es válida para todo tipo de productos, ya sean materias primas, repuestos, productos intermedios, productos terminados…

Entonces ¿Cuál es el problema?¿Por qué tengo desviaciones en mi stock de almacén?

Para empezar vamos a analizar los factores de la ecuación:

  • Stock (t-1): Representa el stock en el momento anterior. Si estuviéramos en un mundo perfecto, este stock cuadraría con la realidad, pero todos sabemos que los mundos perfectos sólo pertenecen al ámbito de la ficción. Por lo tanto, ya partimos para el cálculo con un dato de dudosa exactitud.
  • Entradas (t): Bajo este epígrafe nos encontramos con todos los movimientos de mercancía hacia el interior de un almacén. Estos movimientos, dependiendo del tipo de negocio en el que nos encontremos, pueden ser de numerosos tipos:
    • Entrada de mercancías por compra.
    • Entrada de mercancías por fabricación.
    • Devoluciones de cliente.
    • Devoluciones o rechazos desde producción.
    • Transferencias o traslados de entrada.
    • Otros….
  • Salidas (t): Al igual que en el caso anterior, tenemos múltiples posibilidades a la hora de disminuir un stock por salidas de material:
    • Envíos a cliente.
    • Envíos a producción.
    • Destrucción o merma.
    • Devoluciones al proveedor.
    • Transferencias o traslados de salida.
    • Otros…

Vemos que, lo que parecía una fórmula simple, esconde en realidad toda una serie de operaciones que, en la mayoría de los casos, se realizan por personas diferentes, en momentos distintos (de forma asíncrona) y que dificultan enormemente el control de los stocks.

Adicionalmente a esto, tenemos el factor humano. Por muy automatizado que esté el almacén y aunque cuente con sistemas precisos de ubicación y almacenamiento, siempre vamos a depender del factor humano.

Los operarios de almacén son los que, en mayor o menor medida, deben manipular los productos siendo responsables, no sólo de sus movimientos físicos, sino también de reflejar estos movimientos dentro del SGA.

Además, en muchas empresas, son los encargados de preparar los pedidos para cliente con las mercancías de almacén, y otras tareas auxiliares como etiquetar y ubicar los pallets dentro del mismo.

El error humano existe y se debe contar con él. Cada vez hay SGAs más sofisticados que permiten detectar estos errores con mayor velocidad para poder corregirlos lo antes posible, pero en muchos casos son desviaciones indetectables que se arrastran hacia adelante viciando las posteriores mediciones de inventario.

  • Movimientos de mercancías que se quedan sin hacer.
  • Agrupaciones de productos mal etiquetados.
  • Errores en la preparación de pedidos.
  • Errores en el propio SGA por corte de la transmisión de datos, operaciones incongruentes…

Sin embargo, la exactitud en el stock de un almacén es una parte vital para el desarrollo correcto de la actividad en una empresa, ya que afecta al servicio al cliente, tiene un gran impacto económico en forma de sobre stocks, mermas por caducidad y otras problemáticas.

Por lo tanto, si en nuestro almacén se producen multitud de entradas y salidas de productos, de las fuentes que hemos visto arriba, y cuenta además con la manipulación humana, no queda otro recurso que hacer inventarios.

¿Qué tipos de inventarios podemos hacer?

Hay multitud de tipos de inventarios que se pueden hacer en un almacén, en función de la periodicidad, momento en el que se hacen o alcance del inventario. Estos son algunos de ellos:

  • Inventarios inicial y final: Se realizan cuando comienza o finaliza la actividad de un almacén, por ejemplo en periodos de cierre de la actividad.
  • Inventarios totales: Afectan a la totalidad del almacén. Son los más costosos de hacer pero los que más información aportan.
  • Inventarios parciales o rotativos: Son inventarios que se realizan con cierta periodicidad, pero sólo de una parte del almacén. Permiten hacer un inventario total al final del periodo, pero sin necesitar los recursos del inventario total.
  • Inventarios de lote, de consigna, de materias primas, de productos terminados: Son inventarios parciales que atacan a un rango de productos en concreto dentro de un almacén.

Estos son sólo algunos ejemplos de los inventarios que se realizan en los almacenes.

Si quieres más información, no dudes en consultar la sección de Bibliografía.


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